Comité FACIL Médias/AGA2015

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La liste des tâches pour l'assemblée générale annuelle (AGA) de 2015.

Réunions préalables

15 avril 2015

https://framadate.org/roejhmqtrlj2f15g
De 19h à 21h, endroit à confirmer bientôt

Ordre du jour:

• confirmer un local
• confirmer la forme et l'horaire (AGA seule ou AGA et autres activités)
• qui fait quoi
• MGP: présenter un bilan de la campagne de financement de 2014
• Trésorerie: état des lieux

Locaux proposés:

• Le laboratoire du GRIDD, situé au local A-1544 de l'ÉTS.
  • Photos: https://plus.google.com/photos/107925534586325319124/albums/6136199812366912929
  • Capacité d'accueil confortable de 25 personnes (environ 25 chaises présentes). Configuration flexible avec mobilier pouvant être déplacé.
  • Wifi, réseau filaire (au besoin), plusieurs projecteurs et smartboards, grands tableaux blancs
  • Éclairage contrôlé, système de son et caméras pour vidéoconférences
  • Disponible en dehors des "heures d'affaires" (9-5 la semaine), sans frais de réservation. Contacter le Jeff.

Organisation

• Fixer une date : samedi 30 mai 2015
• Louer/réserver une salle
• Horaire:
  • Avant-midi: assemblée
  • Midi: dîner
  • Après-midi: activités de groupe
• Trouver un(e) animateur(trice) externe
  • ?? va animer
• Équipe de coordination:
  • ...

Rédaction

• Rédaction du RapportAnnuel2014
  • Préparation ODJ
    • Appel aux membres (questions/suggestions) [membres, comités]
  • Dresser une liste d'invités (à part le membres)
    • liste de discussion
    • media
    • ...?
  • Rédaction (du XX au XX 205) [par... (initiales)]
  • Mise en page, finitions (date ciblée)
  • Impression (date ciblée)
• Révision de objectifs annuels
• Vérification comptable [CR]
• ...

Annonces

• Avis de convocation formel: envoyer les invitations par civicrm?
• annonce sur facil.qc.ca et réseaux sociaux
• Faire des modèles et reprendre les précédentes

Politique

• écrire aux membres du CA dont le mandat est fini (faut avoir une élection pour leurs postes à l'AG)
• vérifier et compléter le membership (voir les contacts dans civicrm)
• demander au CA et membres pour d'autres propositions pour l'AG (!)
  • http://wiki.facil.qc.ca/view/Robin_Millette/Charte_Amendements_2013

Logistique

• Café / crudités
• Dîner?
• Commander la bouffe

Animation

• préparer les présentations
  • rapport annuel 2013-14 [FR]
  • états financiers 2013-14 [CR]
  • objectifs annuels 2013-14
  • budget
  • animer le résumé à la fin

Pour la journée de l'AG

À acheter (Responsable):

• pommes, clémentines?
• lait
• jus
• chocolatines/croissants
• café

À apporter pour FACIL (Responsable):

• Apporter une boîte de petite caisse pour argent de membership [Responsable]
• projecteur? Écran?
• gros morceaux de papier et marqueurs?
• napkins
• Matériel promo