Comité FACIL Médias/JiLL2020/Réunion du 16 septembre : Différence entre versions

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'''Rôles''' :
 
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** activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
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** le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
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** le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
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** un utilisateur normal a une icône ronde
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** possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
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** en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
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** en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
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** la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
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** prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)
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* '''Conversations privées de l'équipe:'''
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** les communications des organisateurs doivent se faire sur Framateam (le chat BBB est publique, apparaît sur l'enregistrement et disparaît à la fermeture de l'appli)
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** lien Framateam : https://framateam.org/signup_user_complete/?id=h3to8kd7jpbtjr5ct76gaxx68r
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* Description du rôle de modérateur :
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** il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
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** '''les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL''' (connexion possible via compte Gmail)
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* '''Le modérateur principal fait (rotation à prévoir)''':
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** active les présentations
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** fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
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** active et désactive le son des utilisateurs
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** crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
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** transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour
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* '''Les modérateurs secondaires font''' :  
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** s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
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** surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
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** se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
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** prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
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** s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience
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* '''Pouvoirs des modérateurs''' :
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** le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
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** le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
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** le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
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** le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
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** ''pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran''
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** seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
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** le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
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** le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
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** le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
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** le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
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** le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")
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* '''Fonctionnement des salles''' :
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** le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
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** les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
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** on peut créer plusieurs salles privées au besoin
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** les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
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** des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
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** un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction à 12h samedi
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** prévoir des thèmes de salle pour le réseautage
  
 
== Tâches à faire avant le 19 septembre ==
 
== Tâches à faire avant le 19 septembre ==
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* Heures à confirmer avec les conférenciers  
 
* Heures à confirmer avec les conférenciers  
 
* Communication :  
 
* Communication :  
** Promotion intensive à partir du mercredi 8 septembre (par PG et partenaires) : en cours
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** Promotion intensive à continuer (par PG et partenaires) : en cours
** Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours
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** Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours, mise à jour sur Framateam par Pierre V
 
** URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020
 
** URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020
  
 
* Logistique BBB :  
 
* Logistique BBB :  
** rôles à déterminer : admin (MB) modérateurs, animateur, support technique pour participants
+
** rôles à déterminer samedi à 12h pour les modérateurs (principal, support tech, présentateurs, salles de réseautage)
** les modérateurs devront s'inscrire sur le site officiel
+
** les modérateurs doivent s'inscrire sur le site BBB de la JiLL !
** salles de réunions privées pour le réseautage en petits groupes
+
** agenda des salles à établir
** salle d'attente pour participants et admission par modérateurs
+
** PDF d'accueil pour la salle principale (PG)
** 5@7 virtuel
+
** texte du chat à faire
 +
** règlement à mettre à jour (MGP)
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** pratiquez-vous modérateurs ! Les questions peuvent être posées sur Framateam

Version actuelle datée du 16 septembre 2020 à 21:16

< Comité FACIL Médias < JiLL2020

Sixième réunion[modifier]

Date: 16 septembre à 19h30 (en ligne).

Participant.e.s[modifier]

Projet d'ordre du jour[modifier]

  1. Ouverture
  2. Adoption de l'ordre du jour
  3. Suivi des tâches distribuées lors la précédente réunion
  4. Tâches à faire jusqu'à samedi
  5. Affaires diverses
  6. Clôture

Procès-verbal[modifier]

Date : samedi 19 septembre 2020 après-midi (13h15-17h)

Thème : Le logiciel libre dans un monde post-COVID-19 Sujets :

  • «État des Services FACiLes en 2020», avec Mathieu GP de FACiL
  • «Enjeux de sécurité des applis de notification des contacts», avec Steve Waterhouse
  • «Une plateforme libre pour le télétravail dans l'Éducation nationale (France)», avec Nicolas S de apps.education.fr
  • «YunoHost : autohébergement et télétravail», avec François Pelletier de LinuQ
  • «Applis de notification des contacts» avec Dominique Peschard et Silviana Cocan de la Ligue des droits et libertés
  • «Comment CEDILLE s'est adapté à la pandémie pour développer et réaliser ses projets», avec Charles G et Nicolas B du Club Cédille
  • «Le libre et la santé», avec Mathieu B de Santé Libre

Partenaires :

  • Club Cédille
  • Linux Meetup
  • LinuQ

Organisation :

  • Promotion : diffusion sur les réseaux sociaux + Forum du Libre + sites FACiL + Agenda du Libre + réseaux de nos partenaires
  • Outil de diffusion : BigBlueButton animé par Martial B.
  • 12h : Ouverture des portes virtuelles
  • 13h15 : Mot de bienvenue + introduction
  • 13h30 : Début des conférences
  • 17h : Mot de fin et lancement du 5@7

Rôles :

  • Admin : MB
  • Animateur : Gabriel + Mathieu GP
  • Modérateurs :
    • Pierre V.
    • Youri L.
    • Raul S.
    • Pascaline G.
    • Nicolas B.
    • François P.
  • Options générales BBB :
    • activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
    • le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
    • le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
    • un utilisateur normal a une icône ronde
    • possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
    • en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
    • en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
    • la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
    • prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)
  • Description du rôle de modérateur :
    • il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
    • les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL (connexion possible via compte Gmail)


  • Le modérateur principal fait (rotation à prévoir):
    • active les présentations
    • fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
    • active et désactive le son des utilisateurs
    • crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
    • transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour


  • Les modérateurs secondaires font :
    • s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
    • surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
    • se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
    • prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
    • s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience


  • Pouvoirs des modérateurs :
    • le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
    • le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
    • le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
    • le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
    • pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran
    • seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
    • le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
    • le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
    • le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
    • le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
    • le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")
  • Fonctionnement des salles :
    • le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
    • les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
    • on peut créer plusieurs salles privées au besoin
    • les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
    • des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
    • un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction à 12h samedi
    • prévoir des thèmes de salle pour le réseautage

Tâches à faire avant le 19 septembre[modifier]

  • Heures à confirmer avec les conférenciers
  • Communication :
    • Promotion intensive à continuer (par PG et partenaires) : en cours
    • Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours, mise à jour sur Framateam par Pierre V
    • URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020
  • Logistique BBB :
    • rôles à déterminer samedi à 12h pour les modérateurs (principal, support tech, présentateurs, salles de réseautage)
    • les modérateurs doivent s'inscrire sur le site BBB de la JiLL !
    • agenda des salles à établir
    • PDF d'accueil pour la salle principale (PG)
    • texte du chat à faire
    • règlement à mettre à jour (MGP)
    • pratiquez-vous modérateurs ! Les questions peuvent être posées sur Framateam