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| * [[Raul Suarez]] | | * [[Raul Suarez]] |
| * [[Nicolas B]] | | * [[Nicolas B]] |
| * [[Youri L]]
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| == Projet d'ordre du jour == | | == Projet d'ordre du jour == |
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| '''Rôles''' : | | '''Rôles''' : |
| * Admin : MB | | * Admin : MB |
| * Animateur : Gabriel + Mathieu GP | | * Animateur : Gabriel + (?) |
| * Modérateurs : | | * Modérateurs : |
| ** Pierre V. | | ** |
| ** Youri L. | | ** |
| ** Raul S. | | ** |
| ** Pascaline G. | | ** |
| ** Nicolas B. | | ** Description : |
| ** François P.
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| * '''Options générales BBB''' :
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| ** activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
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| ** le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
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| ** le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
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| ** un utilisateur normal a une icône ronde
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| ** possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
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| ** en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
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| ** en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
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| ** la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
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| ** prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)
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| * '''Conversations privées de l'équipe:'''
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| ** les communications des organisateurs doivent se faire sur Framateam (le chat BBB est publique, apparaît sur l'enregistrement et disparaît à la fermeture de l'appli)
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| ** lien Framateam : https://framateam.org/signup_user_complete/?id=h3to8kd7jpbtjr5ct76gaxx68r
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| * Description du rôle de modérateur : | |
| ** il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
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| ** '''les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL''' (connexion possible via compte Gmail)
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| * '''Le modérateur principal fait (rotation à prévoir)''':
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| ** active les présentations
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| ** fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
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| ** active et désactive le son des utilisateurs
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| ** crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
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| ** transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour
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| * '''Les modérateurs secondaires font''' :
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| ** s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
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| ** surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
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| ** se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
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| ** prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
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| ** s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience
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| * '''Pouvoirs des modérateurs''' :
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| ** le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
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| ** le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
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| ** le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
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| ** le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
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| ** ''pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran''
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| ** seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
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| ** le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
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| ** le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
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| ** le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
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| ** le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
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| ** le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")
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| * '''Fonctionnement des salles''' :
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| ** le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
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| ** les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
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| ** on peut créer plusieurs salles privées au besoin
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| ** les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
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| ** des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
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| ** un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction à 12h samedi
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| ** prévoir des thèmes de salle pour le réseautage
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| == Tâches à faire avant le 19 septembre == | | == Tâches à faire avant le 19 septembre == |
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| * Heures à confirmer avec les conférenciers | | * Heures à confirmer avec les conférenciers |
| * Communication : | | * Communication : |
| ** Promotion intensive à continuer (par PG et partenaires) : en cours | | ** Promotion intensive à partir du mercredi 8 septembre (par PG et partenaires) : en cours |
| ** Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours, mise à jour sur Framateam par Pierre V | | ** Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours |
| ** URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020 | | ** URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020 |
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| * Logistique BBB : | | * Logistique BBB : |
| ** rôles à déterminer samedi à 12h pour les modérateurs (principal, support tech, présentateurs, salles de réseautage) | | ** rôles à déterminer : admin (MB) modérateurs, animateur, support technique pour participants |
| ** les modérateurs doivent s'inscrire sur le site BBB de la JiLL ! | | ** les modérateurs devront s'inscrire sur le site officiel |
| ** agenda des salles à établir | | ** salles de réunions privées pour le réseautage en petits groupes |
| ** PDF d'accueil pour la salle principale (PG) | | ** salle d'attente pour participants et admission par modérateurs |
| ** texte du chat à faire
| | ** 5@7 virtuel |
| ** règlement à mettre à jour (MGP)
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| ** pratiquez-vous modérateurs ! Les questions peuvent être posées sur Framateam | |