Règlement de régie interne du conseil d'administration de FACIL

Règlement de régie interne du conseil d'administration de FACIL, adopté par le conseil d'administration le jeudi 19 novembre 2015. (Le règlement sera soumis à la ratification par l'assemblée générale annuelle des membres de 2016.)

Définitions

Les abréviations suivantes sont utilisées dans le présent règlement :

• L'association : FACIL, pour l'appropriation collective de l'informatique libre.
• Le Conseil : le conseil d'administration de FACIL.
• Les règlements généraux : les règlements généraux de FACIL.

Préambule

Le présent document constitue le règlement de régie interne du conseil d'administration de FACIL. Il précise le fonctionnement de l'association, notamment en posant diverses règles pour la conduite des activités du Conseil.

Cotisation annuelle

Conformément à l'article 10 des règlement généraux, le Conseil fixe le montant de la cotisation annuelle. Elle est fixée de la manière suivante :

Individuelle

• 10,00 $ étudiant(e) ou sans emploi
• 30,00 $ ami(e)
• 60,00 $ affilié(e)
• 120,00 $ associé(e)
• 240,00 $ militant(e)
• 500,00 $ prosélyte

Entreprise

• 60,00 $ cuivre
• 120,00 $ bronze
• 240,00 $ argent
• 500,00 $ or
• 1 000,00 $ platine
• 2 500,00 $ diamant

OSBL

• 10,00 $ honnête
• 30,00 $ digne
• 60,00 $ noble
• 120,00 $ exemplaire
• 240,00 $ méritoire
• 500,00 $ sublime

Réunions du Conseil

Les modalités suivantes sont en vigueur en plus de celles énumérées à l'article 23 des règlements généraux :

1. Les réunions sont inscrites à l'Agenda du libre du Québec au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion;
2. Les membres ordinaires de l'association peuvent assister aux réunions du Conseil;
3. La procédure de huis clos est employée lorsque la discussion doit se faire uniquement entre membres élus du Conseil;

Modalités de vote

Comme le prévoit l'article 23 des règlements généraux, la majorité simple (50% plus un) des membres en fonction du Conseil en constitue le quorum. Les décisions du Conseil se prennent à la majorité simple des voix. En cas d’égalité, la présidente ou le président de l'association a droit à un vote prépondérant.

Vote électronique

Le Conseil peut exceptionnellement procéder par vote électronique.

La procédure de vote électronique du Conseil est la suivante :

1. La résolution, dûment proposée et appuyée, est présentée sur la liste de discussion du Conseil
2. La résolution est inscrite dans le système de vote électronique
3. La période de vote se termine lorsque tous les membres du Conseil ont exprimé leur voix ou jusqu'à une date d'échéance prévue dans le cadre du vote

Vote par procuration

Comme le prévoit les articles 11 et 13 des règlements généraux, les membres peuvent participer à une assemblée générale annuelle par procuration écrite. Une personne tierce (membre ou non) ne peut avoir plus que trois (3) procurations.

Un membre désirant choisir une personne tierce pour voter en son nom doit faire parvenir sa procuration écrite par courrier électronique à l'adresse du Conseil au plus tard 72 heures avant le commencement de l'assemblée générale annuelle.

La procuration écrite doit contenir les informations suivantes :

1. Le prénom et le nom du la personne qui donne procuration (le mandant)
2. Le prénom et le nom de la personne qui votera à sa place (le mandataire)

Communications

Signature

Le Conseil signe ses communications de la manière suivante :

[PRÉNOM, NOM], [FONCTION]

Pour le conseil d'administration [de FACIL]

Lettres d'opinion

Lorsqu'il est question pour le Conseil d'exprimer une opinion par écrit dans une lettre à soumettre au(x) média(s), la procédure est la suivante :

1. Un membre du Conseil qui est membre du Comité FACIL Médias doit proposer le texte pour relecture et commentaire par les membres du Conseil au minimum 72 heures avant la date projetée de soumission au(x) média(s);
2. Le texte ne doit porter que sur des sujets relatifs à la mission et aux objectifs de l'association, être non partisan et ne pas marquer de rupture importante avec les opinions exprimées par le Conseil dans le passé;
3. Le texte doit être explicitement appuyé par la majorité du Conseil ou par deux (2) membres de l’exécutif (présidence, vice-présidence, trésorerie, secrétariat) qui se déclarent compétents dans la rédaction française;
4. La procédure d'adoption dite «expéditive» (par deux (2) membres de l’exécutif) ne s'applique qu'aux seules communications pour lesquelles la procédure normale d'adoption par résolution du Conseil n'est pas convenable en raison de la nécessité d'une réaction rapide à des événements de l'actualité;
5. Lorsque la procédure dite «expéditive» est employée, le signataire doit nécessairement être l'un des deux (2) membres de l’exécutif appuyant le texte.

Exécutif

Comme le prévoit le chapitre 6 des règlements généraux, l'exécutif du Conseil est formé de quatre postes, soit la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie. Aux tâches déjà rattachées aux différents postes s'ajoutent celles-ci :

1. Le trésorier ou la trésorière dirige la campagne de financement annuelle de l'association et tient à jour le registre des membres;
2. Le ou la secrétaire émet les communiqués de même que les annonces publiques ou destinées aux membres;
3. Le président ou la présidente administre le système de vote électronique;

Vu la lourdeur des tâches rattachées à la trésorerie et au secrétariat, il y a lieu de prévoir un poste d'assistance par chacun d'eux. La désignation d'un assistant ou d'une assistante à la trésorerie et au secrétariat se fait parmi les membres du Conseil ou sinon parmi les membres de l'association avec l'aval du Conseil.

Code de conduite

Tout membre de l'association s'engage à respecter les règlements généraux, le règlement de régie interne et le code de conduite de l'association.

Le Code de conduite de FACIL, dérivé du Code de conduite de LibrePlanet, est le suivant :

Soyez courtois et polis

Dans vos échanges avec les autres, soyez courtois et polis. Tout manque de respect nuit énormément à l'image de notre association et au mouvement pour l'informatique libre. Les désaccords entre personnes sont à prévoir, surtout en ligne : il faut garder son sang froid en tout temps. Si vous sentez votre sang bouillir, allez prendre une marche au parc et attendez d'avoir retrouvé votre calme avant de poser un geste regrettable. N'oubliez jamais que nous travaillons tous ensemble pour atteindre le même but et que le résultat de nos efforts dépend justement de notre capacité à coopérer malgré nos différences.

Afin que notre association soit un espace agréable et accueillant pour le plus grand nombre de personnes possibles, sont prohibés dans toutes nos communications (listes, IRC, wiki, sites web, réunions, assemblées, correspondances, etc.) tous les propos :

• à caractère calomnieux, outrancier, outrageux, diffamatoire, ordurier, injurieux, violent, raciste ou pornographique, incitant à la violence ou la discrimination ;
• appelant à commettre un crime ou un délit, faisant la propagande d'actes malveillants ;
• portant atteinte à l'ordre public, à l'intégrité de la personne, au droit d'auteur, au droit à l’image et au respect de la vie privée ;
• portant atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, de l'égalité entre les femmes et les hommes, de la protection des enfants et des adolescents.

Il est par ailleurs interdit de :

• publier des liens hypertextes pointant sur des sites non conformes à la législation en vigueur ;
• publier des contributions non sollicitées à caractère publicitaire (spam) ;

Faites la promotion de la liberté

Le «libre» est d'abord une question d'éthique et le mouvement pour l'informatique libre est animé par des valeurs de liberté, d'égalité et de fraternité.

Consultez le Guide du militant de l'informatique libre de FACIL pour apprendre comment être le plus utile à la cause que nous défendons.

Comités de travail

Hormis les tâches administratives qui sont dévolues au Conseil, le travail de l'association se fait principalement à travers des comités ou groupes de travail.

Ces comités ou groupes de travail sont chargés de mettre en œuvre des actions qui font avancer l'association dans la réalisation de sa mission.

Ils sont mis en place par le Conseil, qui en nomme la personne responsable.

Tout membre de l'association peut proposer la création d'un nouveau comité ou groupe et faire partie d'un ou plusieurs comité ou groupe en s'adressant à la personne responsable.

Les membres de l'association sont fortement encouragés à participer à au moins un comité ou groupe de travail.

Les travaux et les discussions au sein des comités ou groupes de travail se font principalement à travers le Wiki de FACIL.

Plan d'action

Le Conseil propose un plan d'action sur trois ans et le fait ratifier à la majorité simple des voix de l'assemblée générale des membres de l'association.