Comité FACIL Médias/JiLL2020/Réunion du 16 septembre

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Sixième réunion

Date: 16 septembre à 19h30 (en ligne).

Participant.e.s

• Pascaline Guenou
• Mathieu Gauthier-Pilote
• Martial Bigras
• Mathieu Benoît
• François Pelletier
• Pierre Villemure
• Raul Suarez
• Nicolas B
• Youri L

Projet d'ordre du jour

1. Ouverture
2. Adoption de l'ordre du jour
3. Suivi des tâches distribuées lors la précédente réunion
4. Tâches à faire jusqu'à samedi
5. Affaires diverses
6. Clôture

Procès-verbal

Date : samedi 19 septembre 2020 après-midi (13h15-17h)

Thème : Le logiciel libre dans un monde post-COVID-19 Sujets :

• «État des Services FACiLes en 2020», avec Mathieu GP de FACiL
• «Enjeux de sécurité des applis de notification des contacts», avec Steve Waterhouse
• «Une plateforme libre pour le télétravail dans l'Éducation nationale (France)», avec Nicolas S de apps.education.fr
• «YunoHost : autohébergement et télétravail», avec François Pelletier de LinuQ
• «Applis de notification des contacts» avec Dominique Peschard et Silviana Cocan de la Ligue des droits et libertés
• «Comment CEDILLE s'est adapté à la pandémie pour développer et réaliser ses projets», avec Charles G et Nicolas B du Club Cédille
• «Le libre et la santé», avec Mathieu B de Santé Libre

Partenaires :

• Club Cédille
• Linux Meetup
• LinuQ

Organisation :

• Promotion : diffusion sur les réseaux sociaux + Forum du Libre + sites FACiL + Agenda du Libre + réseaux de nos partenaires
• Outil de diffusion : BigBlueButton animé par Martial B.
• 12h : Ouverture des portes virtuelles
• 13h15 : Mot de bienvenue + introduction
• 13h30 : Début des conférences
• 17h : Mot de fin et lancement du 5@7

Rôles :

• Admin : MB
• Animateur : Gabriel + Mathieu GP
• Modérateurs :
  • Pierre V.
  • Youri L.
  • Raul S.
  • Pascaline G.
  • Nicolas B.
  • François P.

• Options BBB :
  • activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
  • le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
  • le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
  • un utilisateur normal a une icône ronde
  • possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
  • en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
  • en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
  • la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
  • prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)

• Conversations privées de l'équipe:
  • les communications des organisateurs doivent se faire sur Framateam (le chat BBB est publique, apparaît sur l'enregistrement et disparaît à la fermeture de l'appli)
  • lien Framateam : https://framateam.org/signup_user_complete/?id=h3to8kd7jpbtjr5ct76gaxx68r

• Description du rôle de modérateur :
  • il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
  • les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL (connexion possible via compte Gmail)

• Le modérateur principal fait (rotation à prévoir):
  • active les présentations
  • fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
  • active et désactive le son des utilisateurs
  • crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
  • transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour

• Les modérateurs secondaires font :
  • s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
  • surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
  • se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
  • prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
  • s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience

• Pouvoirs des modérateurs :
  • le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
  • le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
  • le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
  • le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
  • pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran
  • seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
  • le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
  • le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
  • le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
  • le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
  • le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")

• Fonctionnement des salles :
  • le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
  • les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
  • on peut créer plusieurs salles privées au besoin
  • les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
  • des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
  • un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction à 12h samedi
  • prévoir des thèmes de salle pour le réseautage

Tâches à faire avant le 19 septembre

• Heures à confirmer avec les conférenciers
• Communication :
  • Promotion intensive à continuer (par PG et partenaires) : en cours
  • Framadate pour les inscriptions (MGP) : en cours, mise à jour sur Framateam par Pierre V
  • URL BBB : accessible sur jill.facil.qc.ca/2020

• Logistique BBB :
  • rôles à déterminer samedi à 12h pour les modérateurs (principal, support tech, présentateurs, salles de réseautage)
  • les modérateurs doivent s'inscrire sur le site BBB de la JiLL !
  • agenda des salles à établir
  • PDF d'accueil pour la salle principale (PG)
  • texte du chat à faire
  • règlement à mettre à jour (MGP)
  • pratiquez-vous modérateurs ! Les questions peuvent être posées sur Framateam