Comité FACIL Doc/Annoncer un événement pour FACiL

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Cette page décrit la procédure permettant d'annoncer un événement pour FACiL.

Invitation aux membres

La première chose à faire est de planifier l'envoi d'une invitation à destination des membres de FACiL au moyen de notre instance de CiviCRM. Cela implique d'avoir un compte sur le site https://facil.qc.ca et de s'y connecter. (Cela implique également que votre compte vous donne les autorisations suffisantes pour exploiter les fonctions de CiviCRM.) Une fois connecté au site de FACiL, planifiez un nouvel envoi massif (/civicrm/mailing/send?reset=1) ou réutilisez un envoi précédent.

Les paramètres par défaut d'un nouvel envoi sont bons, sauf pour un détail, sous l'onglet «Suivi», il est préférable de décocher le «Suivi des clics».

En plus d'écrire quelque chose de pertinent dans les champs «Nom du mailing» et «Sujet», vous devez sélectionner «Contacts avec adhésion règle (Smart)» et «Contacts avec adhésion expirée (Smart)» dans le champs «Destinataires».

Il est important de savoir que même si vous choisissez «Envoyer maintenant», la planification de l'envoi ne sera pas instantanée. L'instance de CiviCRM de FACiL est configurée pour envoyer les courriels aux heures. Si vous ne pouvez pas attendre (ou ne voulez pas attendre), vous pouvez forcer l'envoi en cliquant sur «Lancer l'exécution maintenant» du menu «plus» associé à la tâche «Mailings scheduler (Hourly)» du tableau des tâches périodiques, tableau auquel on accède par le menu Administrer -> Paramètres système -> Travaux programmés.

Annonce sur le site de FACiL

La deuxième chose à faire après la préparation de l'invitation aux membres est d'annoncer publiquement la tenue de l'événement sur le site de FACiL. Pour cela, vous devez ajouter une annonce en passant par le menu Contenu -> Ajouter du contenu -> Annonce.

Les paramètres par défaut d'une nouvelle annonce sont bons, mais il est préférable de décocher «Générer automatiquement l'alias d'URL» sous l'onglet «Paramètres du chemin d'URL» et d'inscrire un alias sur mesure (plus court entre autres).

Il faut savoir qu'après la publication de l'annonce de l'événement, elle ne sera pas visible immédiatement en page d'accueil pour les visiteurs anonymes du site (en raison d'un cache qui dure 15 minutes). Il est possible de forcer l'affiche immédiat de l'annonce en passant par le menu FACiL -> Vider tous les caches.

Relayer l'annonce ailleurs

La troisième chose à faire est de relayer l'annonce de l'événement ailleurs, soit dans les médias sociaux libres comme framasphère (diaspora*), l'Agenda du libre du Québec et aussi ceux qui sont pas libres comme twitter, facebook, linkedin. Vous aurez besoin des identifiants et mots de passe dans plusieurs cas.

Il est possible, à partir du compte Framasphère de FACiL, de relayer automatiquement votre message dans Twitter. Twitter de son côté relayera automatiquement les messages publiés sur la page Facebook de FACiL.

L'automatisation s'arrête là (pour le moment). Il faut donc publier séparément votre annonce ailleurs.