Comité FACIL Médias/SQiL2021/Organisation BigBlueButton pour le 27 mars

Organisation de l'événement avec BigBlueButton

Promotion

Diffusion sur les réseaux sociaux + Forum du Libre + sites FACiL + Agenda du Libre + réseaux de nos partenaires

Déroulé

• 13h : Ouverture des portes virtuelles
• 13h15 : Mot de bienvenue + introduction
• 13h30 : Début des conférences
• 17h30 : Mot de fin et lancement du 5@7

Rôles

• Admin
• Animateur
• Modérateur principal
• Modérateurs secondaires

Options générales BBB

• activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
• le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
• le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
• un utilisateur normal a une icône ronde
• possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
• en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
• en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
• la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
• prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)
• Conversations privées de l'équipe:
• les communications des organisateurs doivent se faire sur Framateam (le chat BBB est publique, apparaît sur l'enregistrement et disparaît à la fermeture de l'appli)
• lien Framateam : https://framateam.org/signup_user_complete/?id=h3to8kd7jpbtjr5ct76gaxx68r

Description du rôle de modérateur

• il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
• les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL (connexion possible via un compte créé localement ou d'un compte Gmail)

Le modérateur principal (rotation à prévoir)

• active les présentations
• fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
• active et désactive le son des utilisateurs
• crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
• transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour

Les modérateurs secondaires

• s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
• surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
• se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
• prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
• s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience

Pouvoirs des modérateurs

• le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
• le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
• le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
• le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
• pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran
• seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
• le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
• le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
• le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
• le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
• le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")

Fonctionnement des salles

• le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
• les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
• on peut créer plusieurs salles privées au besoin
• les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
• des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
• option: un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction
• option: prévoir des thèmes de salle pour le réseautage