Comité FACIL Médias/SQiL2021/Organisation BigBlueButton pour le 27 mars

Organisation de l'événement avec BigBlueButton

Promotion

Diffusion sur les réseaux sociaux + Forum du Libre + sites FACiL + Agenda du Libre + réseaux de nos partenaires

Déroulé

• 13h : Ouverture des portes virtuelles
• 13h15 : Mot de bienvenue + introduction
• 13h30 : Début des conférences
• 17h30 : Mot de fin et lancement du 5@7

Rôles

• Admin
• Animateur
• Modérateur principal
• Modérateurs secondaires

Options générales BBB

• activer les notifications en pop-up dans le menu des options - à activer à chaque nouvelle connexion (c'est toujours désactivé par défaut) !!
• le nom de tous les participants apparaît dans la colonne de gauche sous "utilisateurs"
• le modérateur a une icône carrée (colonne de gauche)
• un utilisateur normal a une icône ronde
• possibilité de masquer la présentation sur l'écran principal pour voir toutes les webcams
• en cliquant sur le nom d'une personne, le modérateur peut démarrer une discussion privée, autoriser à parler, définir une personne comme présentateur, retirer un utilisateur
• en cliquant sur la roue à côté de "UTILISATEUR", le modérateur peut créer des salles privées et agir sur tous les utilisateurs d'un coup
• la discussion publique du chat peut être sauvegardée / copiée en entier
• prévoir un PDF pour l'écran d'accueil (16:9) + un texte dans le chat (bienvenue, liens utiles, règlement, applaudissements en sourdine)
• Conversations privées de l'équipe:
• les communications des organisateurs doivent se faire sur Framateam (le chat BBB est publique, apparaît sur l'enregistrement et disparaît à la fermeture de l'appli)
• lien Framateam : https://framateam.org/signup_user_complete/?id=h3to8kd7jpbtjr5ct76gaxx68r

Description du rôle de modérateur

• il y a un modérateur principal et des modérateurs secondaires. Il peut y avoir une relève entre les modérateurs principaux tout au long de la JiLL
• les modérateurs doivent s'enregistrer avant l'événement en créant un compte sur l'URL BBB de la JiLL (connexion possible via compte Gmail)

Le modérateur principal (rotation à prévoir)

• active les présentations
• fait l'accueil des gens (leur parler sur le chat pour valider que tout va bien et qu'ils répondent bien)
• active et désactive le son des utilisateurs
• crée les salles de réunion privée et y oriente les utilisateurs + demande à un modérateur d'aller lui parler
• transmet son rôle à un autre modérateur à la fin de son tour

Les modérateurs secondaires

• s'occupent d'une salle à la demande du modérateur principal
• surveillent la salle principale pour s'assurer que rien n'échappe à la modération
• se coordonnent avec le reste de l'équipe sur Framateam pour assurer un maximum de cohérence dans l'organisation
• prennent le relai avec les autres modérateurs au besoin
• s'assure que tous les utilisateurs aient une bonne expérience

Pouvoirs des modérateurs

• le modérateur valide les nouveaux participants arrivés en salle d'attente (alerte via les notifications)
• le modérateur conversent avec les gens qu'il fait entrer pour leur souhaiter la bienvenue, s'assurer que le son et le micros sont corrects, expliquer les règles si nécessaires
• le modérateur autorise un membre à parler et peut passer un utilisateur "présentateur" (le présentateur a un picto "écran" en haut à gauche de son icône)
• le modérateur ferme le son des gens : seuls l'animateur et le présentateur devraient avoir leur micro ouvert (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
• pour identifier les micros activés : le nom des personnes qui parlent apparaît en haut de l'écran
• seuls le présentateur et l'animateur peuvent avoir leur caméra ouverte, en dehors des périodes de questions et du réseautage
• le modérateur demande en discussion privée aux participants de couper leur caméra pendant les présentations (clic sur le nom de la personne dans la colonne de gauche)
• le modérateur se promène dans les réunions privées pour vérifier que tout va bien
• le modérateur doit veiller que les utilisateurs indésirables soient retirés de l'événement et ne réapparaissent pas
• le modérateur peut rendre un utilisateur modérateur : si un modérateur perd ses pouvoirs par erreur, il faudra qu'un camarade lui rende !
• le modérateur peut créer des salles privées (via le picto "outil" à coté de "UTILISATEURS")

Fonctionnement des salles

• le nom de la salle où l'on se trouve apparaît en haut de l'écran au-dessus des caméras
• les utilisateurs vont être amenés directement dans la salle principale
• on peut créer plusieurs salles privées au besoin
• les gens peuvent être connectés à la salle principale et une salle privée (1 salle = 1 onglet)
• des salles peuvent être réservées à des conversations spécifiques
• option: un agenda sera établi avec le numéro des salles et leur fonction
• option: prévoir des thèmes de salle pour le réseautage